So organisieren Sie E-Mails mithilfe von Kategorien in Mail für iPhone, iPad und Mac
Lernen Sie die automatisierten E-Mail-Kategorien in den neuesten Updates von Apple kennen
Endlich habe ich mich mit den neuen Funktionen zur E-Mail-Kategorisierung beschäftigt, die Apple mit iOS 18.2, iPadOS 18.4 und macOS Sequoia 15.4 eingeführt hat. Ehrlich gesagt, hat es lange gedauert – die Leute beschweren sich schon seit Ewigkeiten über einen überfüllten Posteingang, und jetzt versucht Apple, einen Teil dieser Sortierung für uns zu automatisieren. Die Idee dahinter ist, dass die Mail-App die E-Mails nicht mehr manuell in Ordner ziehen oder endlos in Newslettern suchen muss, sondern die Dinge selbst in vordefinierte Kategorien sortieren kann. So sollen wir wichtige Nachrichten schneller finden, mit Kategorien wie „ Primär“, „Transaktionen“, „Updates“ und „Werbung“. Klingt vielversprechend, aber ich muss zugeben, ich war skeptisch, bis ich es in Aktion gesehen habe.
Wenn Sie diese Kategorien aktivieren möchten, finden Sie dies normalerweise unter Einstellungen > Mail > Kategorisieren oder manchmal versteckt unter Mail > Einstellungen > Ansicht, je nach Gerät und Betriebssystemversion. Normalerweise gibt es eine Option namens „Mail-Kategorien anzeigen“. Sie müssen diese zuerst aktivieren. Sobald sie aktiviert ist, können Sie Ihre Standardansicht auswählen, und ein neuer Satz Registerkarten oder Abschnitte sollte in der Mail-App erscheinen. Wenn sie nicht sofort angezeigt werden, versuchen Sie, die Funktion aus- und wieder einzuschalten oder Mail schnell neu zu starten. Manchmal dauerte es einen Moment, bis alles eingestellt war, insbesondere auf meinem älteren ASUS-Gerät, wo die Menüs etwas versteckt sind.
So funktioniert es auf verschiedenen Geräten
Auf iPhone und iPad ist es ziemlich einfach, sobald Sie alles eingerichtet haben. E-Mails landen automatisch in den entsprechenden Kategorien: Ihre persönlichen Daten in „Primär“, Quittungen und Versandbenachrichtigungen in „Transaktionen“, Newsletter und Social-Media-Benachrichtigungen in „Updates“ und alle Sonderangebote oder Gutscheine in „Aktionen“.Tippen Sie auf eine Kategorie, werden nur diese E-Mails angezeigt, was das Scrollen durch einen riesigen Posteingang deutlich erleichtert. Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Mail“ > „E-Mail-Kategorien anzeigen“ und aktivieren Sie sie. In der Mail-App werden dann Registerkarten oder Abschnitte mit den entsprechenden Kategorien angezeigt. Sollten diese nach der Aktivierung nicht angezeigt werden, versuchen Sie, die Mail-App zwangsweise zu schließen. Manchmal hilft auch ein Neustart des Geräts.
Meiner Erfahrung nach reagieren die Kategorien anfangs manchmal etwas inkonsistent. E-Mails desselben Absenders werden je nach Laune des Algorithmus manchmal in verschiedene Kategorien aufgeteilt. Es dauerte ein paar Tage, bis sich ein Muster herausgebildet hatte – gerade genug Zeit, um mich ein paar Mal zu ärgern. Zum Glück kann man E-Mails manuell neu zuordnen, wodurch ich endlich mehr Kontrolle hatte.
Manuelle Verschiebungen und Anpassungen
Wenn eine wichtige E-Mail (beispielsweise von Ihrer Bank) in „Werbung“ oder „Updates“ statt in „Primär“ landet, können Sie sie manuell verschieben. Wischen Sie auf dem iPhone oder iPad auf der Nachricht nach links, tippen Sie auf „ Mehr“ und wählen Sie „Absender kategorisieren “.Manchmal erscheint auch „Kategorie ändern“ – das hängt davon ab, wie überladen meine Menüs an dem Tag aussehen. Sie können die Kategorie auswählen, in die die Nachricht verschoben werden soll. Das Verschieben dieser „dringenden“ E-Mails in „Primär“ ist manchmal nur einen langen Druck entfernt. Sobald Sie das tun, sollten zukünftige E-Mails dieses Absenders automatisch in der gewählten Kategorie landen, was ziemlich beruhigend ist. Dieser Vorgang ist etwas versteckt; ich musste in Menüs suchen und lange auf einige E-Mails drücken, bevor ich ihn zuverlässig fand.
Auf dem Mac ist es etwas eleganter: Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, und Sie sehen „Neu kategorisieren“. Sowohl in der Seitenleiste als auch in den Nachrichtenoptionen haben Sie Zugriff auf Kategorien wie „Primär“ oder „Werbung“. Wenn Sie die Systemstandards wiederherstellen oder Ihre manuellen Kategorisierungen zurücksetzen möchten, finden Sie unter „Mail“ > „Einstellungen“ > „Kategorien“ die Schaltfläche „Kategorisierung zurücksetzen“. So kann das System von Grund auf neu lernen, was nützlich ist, wenn alles völlig durcheinandergerät. Ich habe diese Funktion schon einige Male aktiviert – hauptsächlich, wenn sich die Kategorien nach einigen Updates seltsam verhielten – also scheuen Sie sich nicht, damit zu experimentieren.
Anpassen von Ansichten und Einstellungen
Wenn Ihnen die Kategorien zu unübersichtlich erscheinen oder Ihnen gar nicht gefallen, können Sie zur einfachen Listenansicht zurückkehren. Das Deaktivieren von Kategorien erfolgt unter „Einstellungen > Mail > Mail-Kategorien anzeigen“. Schalten Sie den Schalter einfach aus, und alles wird wieder in einem einzigen Posteingang zusammengeführt. Nicht jeder möchte Apples „intelligente“ Sortierung, daher ist dies eine schnelle Möglichkeit, sie rückgängig zu machen.
Es gibt auch eine Option, um besser zu verstehen, wie die Sortierung funktioniert – siehe Einstellungen > Mail > Kategorien. Dort wird die Logik erklärt: Sie basiert hauptsächlich auf Absendertyp, Alter der E-Mail, Inhaltshinweisen und etwas maschinellem Lernen. Falls etwas völlig falsch erscheint, gibt es einen Button mit der Bezeichnung „ Manuelle Kategorisierung zurücksetzen“, der Ihre benutzerdefinierten Absendereinstellungen löscht und das System neu entscheiden lässt. Manchmal frage ich mich, ob der Algorithmus eine Blackbox ist – bei manchen E-Mails habe ich das Gefühl, er hat seinen eigenen Kopf. Trotzdem ist hier Geduld gefragt.
Surfen auf dem Mac und geräteübergreifendes Verhalten
Auf dem Mac finde ich alles etwas flexibler. Ein Klick auf die Kategorie-Tabs in der Seitenleiste filtert den Posteingang entsprechend, und man kann Absenderkategorien einfacher neu zuweisen. Ein Rechtsklick auf eine Nachricht zum Neukategorisieren ist unkompliziert, und auch Massenverschiebungen sind möglich. Um Kategorien auf dem Mac zu deaktivieren, gehe zu Mail > Einstellungen > Ansicht und deaktiviere „E-Mail-Kategorien anzeigen“. Wenn ich das deaktiviere, verliere ich zwar die Tabs, aber mein Posteingang wird wieder übersichtlich – es ist wie das Umlegen eines Schalters. Ehrlich gesagt wechsle ich zwischen den Kategorien hin und her, je nachdem, wie sehr ich Apples Sortierung vertraue oder ob ich einfach alles chronologisch sehen möchte.
In der Praxis: Ist es noch in Arbeit?
Hier wurde es etwas frustrierend – ganz ehrlich. Manchmal landen E-Mails desselben Absenders in unterschiedlichen Kategorien, was den Zweck irgendwie verfehlt. Manchmal werden neuere E-Mails nicht gleich richtig klassifiziert, und ich muss sie manuell verschieben oder neu zuordnen. Das System lernt mit der Zeit – wenn man einen Absender manuell markiert, lernt es dazu. Aber am Anfang? Ja, da muss man viel manuell nachbessern.
Und seien wir ehrlich – diese „intelligente“ Kategorisierung ist nicht perfekt. Sie ist immer noch fehlerhaft, manchmal inkonsistent und so effektiv, dass man sie am liebsten ganz deaktivieren würde. Aber wenn Sie in Newslettern und Transaktions-E-Mails ertrinken, könnten die Kategorien ein wenig helfen, vor allem nach einigem Ausprobieren. Ehrlich gesagt habe ich eine Weile gebraucht, um mich an das Verhalten zu gewöhnen, und ich bin immer noch nicht überzeugt, dass sie wirklich zuverlässig ist. Wie dem auch sei, ich hoffe, das vermittelt ein realistisches Bild – ja, es ist ein gemischtes Bild, aber es lohnt sich, damit zu experimentieren, wenn Sie das Posteingangschaos satt haben.