So sperren Sie Pages-, Numbers- und Keynote-Dateien auf iPhone, iPad und Mac

Ehrlich gesagt, es ist etwas seltsam, aber sobald Dateien Ihr iPhone per E-Mail, Cloud oder AirDrop verlassen, ist die integrierte Sicherheit praktisch dahin. Ihr Gerät mag zwar mit Face ID oder Touch ID gesperrt sein, aber jeder kann die Dokumente kopieren oder weiterleiten, wenn er die Datei selbst in die Hände bekommt. Hier kommt der Passwortschutz ins Spiel – denn sich allein auf die Gerätesicherheit zu verlassen, reicht nicht aus, insbesondere beim Teilen sensibler Daten wie Verträge oder vertraulicher Forschungsergebnisse. Wenn Sie einer Pages-, Numbers- oder Keynote-Datei direkt ein Passwort hinzufügen, bleibt die Datei verschlüsselt, egal wohin sie gelangt, und Sie behalten die Kontrolle.

So fügen Sie Pages, Numbers und Keynote auf iPhone und iPad ein Passwort hinzu

Erledigung unterwegs (oder in der Hand)

Das ist ganz einfach und funktioniert in allen drei Apps auf iOS-Geräten ähnlich. Man muss nur das Dokument öffnen und dann die Option zum Festlegen eines Passworts finden – die ehrlich gesagt manchmal etwas versteckt ist. So geht’s:

• Öffnen Sie Ihr Dokument in Pages, Numbers oder Keynote.
• Tippen Sie auf das Drei-Punkte -Symbol – normalerweise oben rechts.
• Tippen Sie in Pages oder Keynote auf Dokumentoptionen und wählen Sie dann in diesem Menü „Kennwort festlegen“.
  • In Numbers gibt es eine direkte Option namens „Passwort festlegen“ im Menü, das nach dem Antippen der Punkte erscheint.
• Aktivieren Sie „Mit Face ID öffnen“, wenn Sie später schneller darauf zugreifen möchten – ziemlich praktisch, wenn Sie diese Dateien ständig öffnen.
• Tippen Sie oben rechts auf das Häkchen oder „ Fertig“, erstellen Sie dann Ihr Passwort und bestätigen Sie es. Ganz einfach, aber vergessen Sie das Passwort nicht – denn wenn Sie es verlieren, gibt es keine Möglichkeit, es wiederherzustellen.

Sobald das erledigt ist, wird die Datei verschlüsselt und fragt jedes Mal nach dem Passwort, wenn sie geöffnet wird – selbst wenn Sie sie weitergeben oder verschieben. Genau darum geht es: eine zusätzliche Sicherheitsebene für Situationen, in denen höchste Sicherheit erforderlich ist.

So schützen Sie Dateien auf dem Mac mit einem Passwort

Mac-Nutzer, diese Version ist schön und ähnlich.

Öffnen Sie Ihre Datei in Pages, Numbers oder Keynote und probieren Sie es aus:

• Gehen Sie in der oberen Menüleiste auf „Datei“.
• Wählen Sie „Passwort festlegen“. Falls diese Option nicht vorhanden ist, prüfen Sie, ob Ihre Version dies unterstützt – einige ältere Versionen unterstützen dies möglicherweise nicht oder erfordern die Eingabe über die Menüleistenoptionen.
• Geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie es. Wenn Sie möchten, können Sie einen kleinen Hinweis für sich selbst hinzufügen.
• Aktivieren Sie die Option „ Mit Touch ID öffnen“, falls Ihr Mac diese Funktion unterstützt, um später leichter darauf zugreifen zu können.
• Klicken Sie auf „Passwort ändern“ oder „Festlegen“, um das Passwort zu sperren.

Dateien über iCloud.com schützen

Das Internet nutzen, denn manchmal ist das am einfachsten.

Selbstverständlich können Sie Passwörter auch direkt über iCloud.com festlegen. So geht’s:

1. Gehe zu iCloud.com und melde dich mit deiner Apple-ID an.
2. Klicken Sie in der App-Übersicht auf Pages, Numbers oder Keynote.
3. Öffnen Sie Ihr Dokument und klicken Sie dann auf das Drei-Punkte -Menü oben rechts.
4. Wählen Sie „Passwort festlegen“.
5. Geben Sie Ihr neues Passwort ein, bestätigen Sie es, fügen Sie gegebenenfalls einen Hinweis hinzu und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Passwort festlegen“.

Ändern oder Entfernen eines Passworts

Wenn jemand die Zugriffsrechte aktualisieren muss oder Sie den Schutz vollständig entfernen möchten

Auf iPhone oder iPad:

• Öffnen Sie Ihr geschütztes Dokument.
• Tippe auf das Drei-Punkte -Menü.
• In Pages oder Keynote wählen Sie „Dokumentoptionen“ und dann „Kennwort ändern“.
• In Numbers wählen Sie direkt „Passwort ändern“.
• Um das Passwort zu entfernen, deaktivieren Sie die Option „Passwort erforderlich“ oder wählen Sie „Passwort entfernen“. Geben Sie gegebenenfalls das aktuelle Passwort ein.
• Um es zu aktualisieren, geben Sie einfach das aktuelle Passwort ein, tippen Sie dann das neue Passwort zweimal ein und speichern Sie.

Auf dem Mac:

• Öffnen Sie die Datei und gehen Sie dann zu Datei → Passwort ändern.
• Geben Sie das aktuelle Passwort ein und wählen Sie dann „Passwort entfernen“ oder „Neues Passwort festlegen“.Wenn Sie ein neues Passwort festlegen, überprüfen Sie es und klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche.

Zu beachtende Einschränkungen

Nur zur Info: Passwortschutz ist nicht perfekt. Passwort vergessen? Dann ist die Datei praktisch weg, es sei denn, Sie haben ein Backup. Face ID und Touch ID funktionieren außerdem nur auf dem Gerät, auf dem sie aktiviert sind. Wenn Sie die Datei also mit anderen teilen, die diese Funktionen nicht eingerichtet haben, wird sie für diese nicht entsperrt. Exportierte PDFs sind ebenfalls nicht automatisch passwortgeschützt. Wenn Sie also mehrere Sicherheitsebenen benötigen, richten Sie eine separate Ebene für PDFs ein. Und ehrlich gesagt: Mit genügend Entschlossenheit kann es trotzdem passieren, dass jemand das Passwort knackt – nichts ist absolut sicher, aber besser als nichts.

Zusammenfassung

Das Schützen Ihrer vertraulichen Dokumente mit einem Passwort in Pages, Numbers oder Keynote ist gar nicht so kompliziert, wenn man es erst einmal verstanden hat. Es bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene beim Teilen oder Speichern von Dateien außerhalb Ihres Geräts, insbesondere bei vertraulichen Arbeitsunterlagen. Denken Sie nur daran, Ihre Passwörter gut zu notieren – sie zu verlieren ist äußerst ärgerlich. Hoffentlich erspart Ihnen das ein paar Stunden der Fehlersuche oder trägt zumindest dazu bei, Ihre Daten besser zu schützen.

Zusammenfassung

• Mit einem Passwort lassen sich iWork-Dokumente auf iPhone, iPad und Mac schützen.
• Passwörter können über App-Menüs oder iCloud.com festgelegt oder geändert werden.
• Denken Sie daran: Wer sein Passwort verliert, hat keinen Zugriff mehr.
• Das ist zwar nicht narrensicher, aber es trägt dazu bei, sensible Daten besser zu schützen.