E-mails ordenen met behulp van categorieën in Mail voor iPhone, iPad en Mac
Kennismaken met de geautomatiseerde e-mailcategorieën in de recente updates van Apple
Dus ik ben eindelijk begonnen met het verdiepen in de nieuwe e-mailcategorisering die Apple heeft uitgerold met iOS 18.2, iPadOS 18.4 en macOS Sequoia 15.4. Eerlijk gezegd heeft het lang op zich laten wachten: mensen klagen al tijden over een rommelige inbox, en nu probeert Apple een deel van die sortering voor ons te automatiseren. Het idee is dat in plaats van e-mails handmatig naar mappen te slepen of eindeloos door nieuwsbrieven te zoeken, de Mail-app dingen zelf kan sorteren in vooraf gedefinieerde categorieën. Het zou ons moeten helpen belangrijke berichten sneller te vinden, met categorieën zoals Primair, Transacties, Updates en Promoties. Klinkt veelbelovend, maar ik geef toe dat ik sceptisch was totdat ik het in actie zag.
Als je deze categorieën wilt inschakelen, kun je dat meestal doen onder Instellingen > Mail > Categoriseren of soms verstopt onder Mail > Voorkeuren > Weergave, afhankelijk van je apparaat en besturingssysteemversie. Meestal is er een optie genaamd ‘Toon e-mailcategorieën’. Je moet deze eerst inschakelen. Zodra deze is ingeschakeld, kun je je standaardweergave kiezen en zou er een nieuwe set tabbladen of secties in de Mail-app moeten verschijnen. Als ze niet direct verschijnen, probeer dan de functie uit en weer in te schakelen, of start Mail snel opnieuw op. Soms duurde het even voordat alles weer normaal was, vooral op mijn oudere ASUS-apparaat, waar de menu’s wat verstopt zaten.
Hoe het werkt op verschillende apparaten
Op iPhone en iPad is het vrij eenvoudig zodra je alles hebt ingesteld. E-mails worden automatisch in hun categorieën geplaatst: je persoonlijke gegevens in Primair, ontvangstbewijzen en verzendberichten in Transacties, nieuwsbrieven en sociale meldingen in Updates, en alle aanbiedingen of kortingsbonnen in Promoties. Als je op een categorie tikt, worden alleen die e-mails weergegeven, wat het scrollen door een enorme inbox een stuk makkelijker maakt. Om dit in te schakelen, ga je naar Instellingen > Mail > Toon e-mailcategorieën en schakel je de optie in. Vervolgens zie je in de Mail-app tabbladen of secties met die categorieën. Als ze na het inschakelen niet worden weergegeven, probeer dan de Mail-app geforceerd te sluiten. Soms helpt het ook om het apparaat opnieuw op te starten.
Mijn ervaring is dat de categorieën in het begin soms wat inconsistent zijn. E-mails van dezelfde afzender kunnen over verschillende categorieën verdeeld worden, afhankelijk van de stemming van het algoritme. Het duurde een paar dagen voordat er echt een patroon ontstond – net genoeg tijd om een paar keer geïrriteerd te raken. Gelukkig kun je e-mails handmatig opnieuw toewijzen, en daar kreeg ik eindelijk meer controle over.
Handmatige verplaatsingen en aanpassingen
Als een belangrijke e-mail (bijvoorbeeld van je bank) in de categorie Promoties of Updates terechtkomt in plaats van in de primaire categorie, kun je deze handmatig verplaatsen. Veeg op een iPhone of iPad naar links over dat bericht, tik op Meer en kies vervolgens ‘Afzender categoriseren’. Soms verschijnt het ook als ‘Categorie wijzigen’, afhankelijk van hoe vol mijn menu’s er die dag uitzien. Je kunt zelf de categorie kiezen waarin je het bericht wilt plaatsen. Soms is het verplaatsen van die ‘dringende’ e-mails naar de primaire categorie slechts een kwestie van lang indrukken. Zodra je dat doet, zouden toekomstige e-mails van die afzender automatisch in de gekozen categorie moeten terechtkomen, wat wel zo prettig is. Dit proces is een beetje verborgen; ik moest in de menu’s zoeken en sommige e-mails lang indrukken voordat ik het consistent vond.
Op Mac is het iets eleganter: klik met de rechtermuisknop op een e-mail en je ziet ‘Hercategoriseren ‘.Zowel in de zijbalk als in de berichtopties heb je toegang tot categorielabels zoals ‘Primair’ of ‘Promoties’. Als je de systeemstandaardinstellingen wilt herstellen of je handmatige categoriseringen wilt resetten, is er een knop ‘Categorie resetten’ in Mail > Voorkeuren > Categorieën. Zo kan het systeem helemaal opnieuw leren, wat handig is als alles helemaal in de war raakt. Ik heb dit een paar keer geprobeerd, vooral toen de categorieën na een paar updates vreemd begonnen te doen, dus experimenteer er gerust mee.
Weergaven en voorkeuren aanpassen
Als de categorieën rommelig aanvoelen of helemaal niet jouw ding zijn, kun je teruggaan naar een eenvoudige lijstweergave. Categorieën uitschakelen doe je via Instellingen > Mail > Toon e-mailcategorieën. Zet die schakelaar gewoon uit en alles wordt weer samengevoegd in één inbox. Niet iedereen is gecharmeerd van Apples “slimme” sortering, dus dit is een snelle manier om dit ongedaan te maken.
Er is ook een optie om beter te begrijpen hoe de sortering werkt: ga naar Instellingen > E-mail > Over categorieën. Daar wordt de logica ervan uitgelegd: grotendeels gebaseerd op het type afzender, de leeftijd van de e-mail, inhoudstips en een beetje machine learning. Als er iets helemaal niet klopt, is er een knop met de naam Handmatige categorisatie resetten, waarmee je je aangepaste afzenderkeuzes kunt wissen en het systeem een nieuwe keuze kunt laten maken. Soms vraag ik me af of het algoritme een black box is – bij sommige e-mails heb ik het gevoel dat het een eigen wil heeft. Toch is geduld hier de sleutel.
Browsen op Mac en gedrag op meerdere apparaten
Op Mac vind ik alles net iets flexibeler. Door op de categorietabbladen in de zijbalk te klikken, wordt de inbox dienovereenkomstig gefilterd en kun je afzendercategorieën gemakkelijker opnieuw toewijzen. Rechtsklikken op een bericht om te hercategoriseren is eenvoudig, en bulkverplaatsingen zijn ook mogelijk. Om categorieën op Mac uit te schakelen, ga je naar Mail > Voorkeuren > Weergave en schakel je Toon e-mailcategorieën uit. Wanneer ik dit uitschakel, verdwijnen de tabbladen, maar wordt mijn inbox weer overzichtelijk – het is een beetje alsof ik een schakelaar omdraai. Eerlijk gezegd wissel ik tussen opties, afhankelijk van hoeveel vertrouwen ik heb in Apples sortering of omdat ik alles gewoon chronologisch wil zien.
In de praktijk: is het nog steeds een work in progress?
Hier werd het een beetje frustrerend – ik lieg niet. Soms komen e-mails van dezelfde afzender in verschillende categorieën terecht, wat het doel enigszins tenietdoet. Andere keren werden nieuwere e-mails niet meteen correct geclassificeerd, en moest ik ze handmatig slepen of opnieuw toewijzen. Het systeem wordt na verloop van tijd wel slimmer – als je een afzender handmatig als iets markeert, leert het. Maar in het begin? Ja, veel handmatig aanpassen.
En laten we eerlijk zijn: die “slimme” categorisering is niet perfect. Er zitten nog steeds bugs in, soms inconsistent, en genoeg om je te doen besluiten het helemaal uit te schakelen. Maar als je helemaal verdrinkt in nieuwsbrieven en transactionele e-mails, kunnen de categorieën *misschien* een beetje helpen, vooral na wat vallen en opstaan. Eerlijk gezegd duurde het even voordat ik gewend was aan hoe het werkt, en ik ben er nog steeds niet van overtuigd dat het helemaal betrouwbaar is. Hoe dan ook, ik hoop dat dit een realistisch beeld geeft – ja, het is een mengelmoes, maar het is de moeite waard om ermee te experimenteren als je de chaos in je inbox zat bent.